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Gestão documental

A Tagusgás procedeu à implementação de um sistema de gestão documental, o RWS (Read Write & Share), tendo sido colocado à nossa disponibilização um portal seguro de acesso ao arquivo digital de toda a documentação.

Com esta solução, iremos beneficiar de mais eficiência, disponibilidade e segurança, observando assim o novo RGPD.

Foram revistos os possíveis erros: duplicações, má inserção, falhas de escrita, erro de classificação, etc., encontrando-se o RWS em pleno funcionamento. A Tagusgás, tem assim acesso a toda a documentação que se encontra digitalizada utilizando apenas uma única chave de pesquisa, obtendo uma resposta de forma rápida e precisa.

Foi um trabalho demorado e minucioso, mas conseguimos mitigar a maioria das situações. No entanto, e caso se verifique alguma inserção incorreta, a mesmo será de imediato corrigida, alcançando a excelência.

Neste momento, a custódia integral de toda a documentação da Tagusgás encontra-se centralizada num fornecedor, a EAD – Empresa de Arquivo de Documentação, SA. Esta nova parceria trouxe-nos benefícios diretos e indiretos, como por exemplo, a otimização de espaço físico e o documento que necessitamos de consultar à distancia de um clique, no nosso ecrã.

Também não nos podemos esquecer do serviço de Reciclagem Segura de Arquivo e Documentação, que nos permite salvaguardar potenciais situações de risco, no processo de eliminação de documentação com dados de clientes e/ou confidencial.

Toda esta gestão é efetuada de forma sustentada, tentando agredir ao mínimo o ambiente. Com o Sistema de Gestão da Qualidade implementado pela EAD, a cada tonelada de papel reciclado 20 árvores são preservadas e a cada quilo de agrafos reciclados poupamos 1.14kg de minério de ferro.

Afinal, de forma indireta, a Tagusgás também contribui para estes valores.

Gestão documental

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